1. Opening en Vaststelling Quorum

• Opening door de voorzitter.
• Vaststelling van het quorum: Controle of het wettelijk/statutair vereiste aantal leden aanwezig of vertegenwoordigd is om rechtsgeldige besluiten te mogen nemen over de opheffing. Dit is vaak een verhoogde drempel (bijvoorbeeld tweederde van de leden).
• Nota bene: Indien het quorum niet wordt gehaald, moet er (conform de statuten) een tweede vergadering worden uitgeschreven waarin het besluit ongeacht het aantal aanwezigen kan worden genomen.

2. Mededelingen en Ingekomen Stukken

• Korte toelichting op de binnengekomen reacties of formele stukken voorafgaand aan de vergadering.

3. Toelichting op het Bestuursbesluit tot Opheffing

• Uitleg door het bestuur over de beweegredenen om de vereniging op te heffen (bijvoorbeeld het ontbreken van een nieuw bestuur, teruglopend ledental of financiële redenen).
• Gelegenheid voor leden om vragen te stellen.

4. Stemming over de Ontbinding van de Vereniging (HET BESLUIT)

• Formele stemming door de leden over het voorstel tot ontbinding van ZieZaVo per [Formele Einddatum].
• Vastlegging van de stemverhouding (meestal is een gekwalificeerde meerderheid van bijv. 2/3e of 3/4e van de stemmen vereist).

5. Financiële Eindverantwoording en de Vereffening

• Presentatie van de huidige financiële status: Balans en de staat van baten en lasten tot op de dag van vandaag.
• Benoeming van de vereffenaars: Formeel besluit over wie de vereffening afhandelt (meestal zijn dit de zittende bestuursleden). Zij zorgen voor de betaling van openstaande rekeningen en de inning van eventuele vorderingen.
• Decharge van het bestuur: Het verlenen van decharge aan de bestuursleden voor het tot nu toe gevoerde beleid (voor zover de cijfers bekend zijn).

6. Bestemming van het Batig Saldo (of aanpak tekort)

• Bij een positief saldo: Stemming over de bestemming van het resterende geld. Volgens de wet/statuten moet dit vaak naar een doel met een gelijkaardige strekking (bijvoorbeeld een andere lokale sportorganisatie of een goed doel). Het mag in elk geval niet zomaar verdeeld worden onder de leden, tenzij de statuten dit expliciet toelaten.
• Bij een negatief saldo: Bespreking van de afwikkeling van schulden.

7. Archivering en Bewaarder van Boeken en Bescheiden

• Aanwijzing bewaarder: Formele aanwijzing van de persoon die de administratie en boeken van de vereniging wettelijk verplicht voor een periode van 7 jaar moet bewaren.
• Afspraken over de overdracht van de website, digitale systemen en historische documenten.

8. Praktische Afwikkeling (Lopende zaken en Bondsplichten)

• Afmelden van de vereniging bij de Kamer van Koophandel (Formulier 17a: Ontbinding rechtspersoon).
• Opzeggen van contracten (denk aan bankrekeningen, eventuele softwarelicenties, verzekeringen, zaalhuur).
• Formele afmelding bij eventuele sportbonden of overkoepelende organen.

9. Rondvraag en Woord van Dank

• Gelegenheid voor de laatste opmerkingen.
• Dankwoord aan alle vrijwilligers, leden en (oud-)bestuursleden voor hun inzet voor ZieZaVo door de jaren heen.

10. Sluiting

• Formele sluiting van de vergadering door de voorzitter.